Geriausia salono programa mažam verslui: kaip išsirinkti tinkamą platformą

Salono programinės įrangos pasirinkimas – vienas pirmųjų rimtų sprendimų versle ir vienas brangiausių, jei suklysi renkantis.

Tarp rezervacijų valdymo, neatvykusių klientų vaikymosi, mokėjimų tvarkymo ir bandymų užpildyti šeštadienio grafiką paskutinis dalykas, kurio tau reikia, yra programa, kuri sukuria daugiau darbo, nei jo sutaupo. Vis dėlto būtent taip ir nutinka, kai platformą renkiesi vien pagal kainą arba užsiregistruoji prie pirmos pasitaikiusios, kuri gražiai atrodo demonstracijoje.

Šiame straipsnyje aiškiai išdėstome, kas iš tiesų svarbu renkantis salono programą – jeigu ruošiesi atidaryti pirmąjį saloną ar tiesiog nori pakeisti sistemą, kuri nebeatlieka savo darbo. Palyginsime platformas, kurios, ko gero, jau yra tavo akiratyje: Treatwell, Bookitnow (anksčiau vadinosi Pasiutus Lapė), Watalook, Grožis saviems, ir atvirai pasakysime, kam tinka kiekviena iš jų.

Išsiaiškink, ko tau iš tiesų reikia

Pirmiausia aiškiai nusistatyk prioritetus, o tik tada lygink platformas. Pavienio meistro, nuomojančio darbo vietą, poreikiai visiškai skiriasi nuo penkių žmonių komandos salone miesto centre. Svarbiausios funkcijos priklauso nuo to, kur esi dabar, o ne nuo to, kur tikiesi būti po trejų metų.

Pradėk nuo to, kas privaloma: rezervacija internetu visą parą, kad klientai galėtų užsisakyti vizitą ne tavo darbo valandomis; automatiniai priminimai, mažinantys neatvykimų skaičių; integruoti mokėjimai, kad nereikėtų žongliruoti atskirais kortelių skaitytuvais; ir bazinės ataskaitos, leidžiančios matyti, kas iš tiesų neša pelną. Visa kita – atsargų apskaita, sudėtingesnė rinkodara, atlyginimų skaičiavimas – gali palaukti, kol to prireiks iš tikrųjų.

Pavieniai meistrai ir darbo vietos nuomininkai

Jei dirbi be komandos, laimi paprastumas. Tau reikia tvarkingo kalendoriaus, klientų užrašų, būdo priimti mokėjimus ir rezervacijos nuorodų, kurias gali įkelti į „Instagram“ profilio aprašymą. Esi ir meistrė, ir administratorė, ir buhalterė viename asmenyje, todėl programa turi šį darbą palengvinti, o ne apsunkinti.

Mažos komandos (2–10 žmonių)

Kai turi komandą, poreikiai keičiasi. Reikia atskirų kalendorių kiekvienam komandos nariui, prieigos teisių valdymo, kad jaunesnieji darbuotojai negalėtų keisti kainų, o idealiu atveju – ir komisinių apskaitos, nes dėl skaičiavimų rankiniu būdu gali prasidėti ginčai dėl atlyginimų. Verta ieškoti ir kainų lygių, kurie leistų skirtingai įkainoti vyresnės koloristės ir jaunesnio meistro darbą.

Nauji salonai, dar neturintys klientų

Šio scenarijaus daugelis net nesvarsto. Jei atidarai visiškai naują saloną, didžiausia tavo problema yra ne esamų klientų valdymas, o jų suradimas. Salono valdymo įrankiai duoda gražų kalendorių, kuriame nieko nėra. Būtent todėl naujam verslui prekyvietės klausimas toks svarbus – prie jo dar grįšime.

Prekyvietės klausimas: programa, kuri valdo klientus, ar programa, kuri juos suranda

Tai svarbiausias skirtumas salono programų pasaulyje, o dauguma gidų apie tai net nerašo. Iš esmės yra du visiškai skirtingi platformų tipai:

Grynai salono valdymo įrankiai suteikia kalendoriaus valdymą, mokėjimus ir ataskaitas. Klientus reikia atsivesti pačiam per savo rinkodarą. Čia priklauso Phorest, Salonkee ir dauguma tradicinių salono programų.

Platformos, jungiančios prekyvietę ir programinę įrangą, suteikia tau tuos pačius valdymo įrankius, tačiau kartu parodo tavo saloną žmonėms, aktyviai ieškantiems procedūrų tavo rajone. „Treatwell” valdo didžiausią grožio ir sveikatingumo prekyvietę Europoje – kasdien joje naršo pusė milijono klientų, norinčių rasti saloną ir jame rezervuoti vizitą. Kiti įrankiai taip pat turi prekyvietes, tik mažesnės apimties.

Įsitvirtinusiam salonui su pilnu grafiku ir lojalia klientų baze grynai valdymo įrankio gali ir užtekti. Bet jei esi naujas verslas arba dirbi konkurencingame rajone ir tau reikia nuolatinio naujų klientų srauto, prekyvietės platforma padaro tai, ko nepadarys joks įrašų kiekis „Instagram“: parodo tave ten, kur žmonės jau ieško potencialių vizitų.

Būtent čia „Treatwell” išsiskiria. Kasdien prekyvietėje naršo pusė milijono klientų, ir prireikia vos 0,4 sekundės, kad vienas iš jų būtų sujungtas su salonu partneriu. Būtent dėl tokio masto ir reputacijos „Google” laiko „Treatwell” patikimu atsiliepimų šaltiniu: kai kas nors ieško tavo salono, tavo „Treatwell” įvertinimas ir atsiliepimai iškart matomi rezultatuose, šalia tavo „Google” įvertinimo. Didesnė ir tvirčiau įsitvirtinusi prekyvietė ne tik atsiunčia tau daugiau klientų – ji padaro tavo reputaciją matomesnę ten, kur nauji klientai jau ieško. Tai nėra funkcija, paslėpta nustatymų meniu. Tai klientų pritraukimo kanalas, integruotas į programinę įrangą, kurią jau naudoji savo salonui valdyti.

Palygink platformas

Čia apžvelgsime platformas, kurias salonų savininkai Lietuvoje ir Europoje dažniausiai lygina. Fokusavomės į tai, kas svarbu mažam ir naujam verslui, o ne į didelių įmonių lygio funkcijas, kurių, ko gero, neprireiks dar daug metų.

Treatwell Connect

Connect – tai į „Treatwell“ integruotas salono valdymo įrankis, glaudžiai sujungtas su didžiausia Europoje plaukų, grožio ir sveikatingumo prekyviete. Tavo kalendorius, mokėjimai, komandos valdymas, ataskaitos ir komunikacija su klientais – viskas vienoje vietoje, o tavo saloną mato milijonai klientų, kurie kas mėnesį ieško ir užsisako paslaugas „Treatwell“ prekyvietėje.

Moki mėnesinį programos ir komisinį mokestį kaskart, kai naujas klientas pirmą kartą tave atranda per „Treatwell“ prekyvietę. Iš esmės tai mokestis už naujo kliento suradimą. Pakartotinės rezervacijos, tiesioginės rezervacijos ir užsakymai per tavo paties svetainės mygtukus „Rezervuoti“ yra nemokami. Naujiems salonams tai reiškia, kad moki už rezultatą, o ne vilies, kad mėnesinė prenumerata atsipirks pati.

Privalumai: matomumas prekyvietėje ir naujų klientų pritraukimas 13+ Europos rinkose, integruoti mokėjimai per „Connect“ programėlę, nemokami SMS priminimai, komandos profiliai su darbų nuotraukomis, išskirtos paslaugos profilio viršuje, laukiančiųjų sąrašo valdymas, „Reserve with Google“, nuosavas rezervacijų valdiklis, jokio papildomo mokesčio už komandos narių pridėjimą ir ataskaitas, kurios tiksliai parodo, iš kur ateina tavo rezervacijos.

Į ką atkreipti dėmesį: Connect geriausiai veikia kaip pagrindinė kalendoriaus sistema, o ne kaip papildoma sistema šalia kito kalendoriaus. Atsargų ir atlyginimų funkcijos nėra tokios išsamios kaip kai kuriose valdymo programose, bet mažam salonui to turėtų visiškai užtekti.

Kam tinka: naujiems salonams, kuriems klientų reikia nuo pirmos dienos; pavieniams meistrams ir mažoms komandoms, kurie nori paprastumo; bet kuriam salonui, kuriam svarbiausia užpildyti grafiką.

Bookitnow (anksčiau – Pasiutus Lapė)

Bookitnow, anksčiau žinoma kaip Pasiutus Lapė, yra pirmaujanti vietinė rezervacijų platforma su stipriu ir greitai atpažįstamu vartotojų prekės ženklu. Ji siūlo rezervaciją internetu kartu su vartotojų prekyviete.

Privalumai: dominuojanti vietinė prekyvietė, stiprus vartotojų prekės ženklo atpažįstamumas, paprasti rezervacijos įrankiai.

Į ką atkreipti dėmesį: funkcijų rinkinys paprastesnis nei visos Europos mastu veikiančių platformų. Valdymo, ataskaitų ir rinkodaros įrankiai riboti, palyginti su Treatwell.

Watalook

Watalook – salono rezervacijų ir valdymo platforma, siūlanti rezervaciją internetu, klientų valdymą ir vartotojams skirtą programėlę.

Privalumai: moderni sąsaja, mobiliesiems pritaikyta rezervacijos sistema, vietinės rinkos žinomumas.

Į ką atkreipti dėmesį: nedidelė apimtis. Funkcijų gausa ir pagalbos ištekliai mažesni nei didesnių platformų.

Grožis saviems

Grožis saviems – grožio prekyvietė, jungianti klientus su salonais ir pavieniais grožio specialistais. Veikia pagrinde kaip paieškos ir rezervacijų platforma.

Privalumai: įsitvirtinusi vietinė vartotojų auditorija, prekės ženklo atpažįstamumas.

Į ką atkreipti dėmesį: ribotos salono valdymo funkcijos. Veikia labiau kaip katalogas ar prekyvietė nei kaip visavertis valdymo įrankis, todėl greičiausiai prireiks atskiros programos šalia jos.

Palyginimas

Pastaba: kainos ir funkcijų detalės gali keistis. Prieš galutinį sprendimą patikrink dabartines sąlygas tiesiogiai pas kiekvieną tiekėją.

Galvok apie bendrą kainą, o ne tik apie mėnesinį mokestį

Nurodyta salono programos kaina beveik niekada nėra tikroji kaina. Platforma be mėnesinio mokesčio, bet su mokesčiu už kiekvieną operaciją, gali kainuoti daugiau nei prenumerata, kai tik darbo apimtis tampa pastovi. Lygiai taip pat didesnis mėnesinis mokestis, į kurį įeina matomumas prekyvietėje, gali būti pigesnis nei nebrangus valdymo įrankis plius „Instagram“ reklama, „Google“ kampanijos ir lankstinukai, kurių prireiktų grafikui užpildyti be jos.

Kai lygini, atsižvelk į operacijų mokesčius nuo kiekvieno mokėjimo, rinkodaros sąnaudas, už kurias turėtum sumokėti, jei platforma neatveda klientų, įrangos kaštus kortelių skaitytuvams ar planšetėms ir į administravimui paskirtą savo laiko vertę, kurį turėtų atlikti programa.

Treatwell Connect modelis sukurtas pagal būtent šią logiką. Komisinį moki tik tada, kai prekyvietė atveda naują klientą į tavo saloną. Kai tas klientas užsisako pakartotinai – per prekyvietę, tavo svetainės valdiklį, socialinių tinklų mygtukus „Rezervuoti“ ar tiesiog tau paskambinęs – komisinis nesiskaičiuoja. Tai naujo kliento pritraukimo kaštas, o ne nuolatinis mokestis nuo tavo pajamų.

Ką patikrinti prieš įsipareigojant

Dauguma platformų siūlo nemokamą bandomąjį laikotarpį. Pasinaudok juo. Neužtenka vien paspaudinėti programos funkcijas – užsisakyk realius bandomuosius vizitus, atlik mokėjimą, pažiūrėk, kaip rezervacijos patvirtinimas atrodo tavo klientui, ir išbandyk mobiliąją programėlę.

Tavo 90 dienų planas pasirinkus platformą

1–2 savaitė: susikurk paskyrą, suvesk paslaugas ir kainas, nustatyk komandos kalendorius ir nuosekliai išbandyk visą rezervacijos eigą. Tris kartus patikrink kainas. Pakeitus kainas po to, kai klientai jas jau pamatė, gali padaryti nekokį įspūdį.

3–6 savaitė: pradėk dirbti su realiais klientais. Tinkamai apmokyk komandą – neliepk patiems visko išsiaiškinti. Nustatyk atšaukimo ir avanso politiką, prijunk rezervacijos valdiklį prie svetainės, pridėk socialinių tinklų profilius ir pradėk stebėti, kas veikia.

7–12 savaitė: tobulink programą pagal rezultatus. Pasižiūrėk ataskaitas: kurios paslaugos užsakomos dažniausiai, iš kur pas tave ateina klientai ir ar mažėja neatvykimų rodiklis. Koreguok išskirtas paslaugas ir kainų lygius pagal tikrus duomenis, o ne spėliones.

Jei naudoji „Treatwell“, būtent tada pasijaučia didžiausias poveikis. Tavo profilis renka atsiliepimus, matomumas auga, o rezervacijų srautas, kuris pirmą savaitę atrodė lėtas, pradeda spartėti, nes algoritmas atpažįsta aktyvų, gerai vertinamą saloną.

Klausimai, kuriuos verta užduoti prieš užsiregistruojant

Ar galėsi eksportuoti savo klientų duomenis, jei nuspręsi išeiti? Ar platforma atitinka BDAR reikalavimus? Kokie pagalbos kanalai prieinami ir kaip greitai sulauktum atsakymo? Ar yra įpareigojanti ilgalaikė sutartis, ar galima išeiti kada panorėjus? Jei tai prekyvietė, kaip komisinis veikia pakartotiniams klientams palyginti su naujais?

Venk klaidų, kurias daro nauji salonų savininkai

Dažniausia klaida – rinktis vien pagal kainą. Nemokama programa be prekyvietės reiškia, kad sutaupai 20 € per mėnesį, bet išleidi 200 € rinkodarai, kad gautum tuos pačius klientus, kurie būtų atėję per prekyvietę. Antra pagal dažnumą klaida – sumokėti daugiau, nei reikia: užsiregistruoti prie didelių įmonių (enterprise) lygio platformos su galimybe matyti analitinius duomenis daugeliui šalių ir personalo valdymo moduliais, kai turi tik du ar tris darbuotojus.

Ko reikėtų nepamiršti: išbandyti mobiliąją programėlę prieš įsipareigojant (ja naudosies dažniau nei kompiuterio versija), patikrinti, ar galėsi išsitraukti klientų duomenis, jei išeisi iš platformos (gali būti problemų tai padaryti), ir nusiteikti, kad užtruksi ne vieną dieną, kol pilnai pasijungsi platformą. Skirk sau bent dvi savaites išbandymui ir tik tada tikėkis savo pirmųjų klientų.

Kada reikėtų atnaujinti ar keisti platformą?

Tikėtina, kad pirmąją programą, kurią pasirinkai, ilgainiui reikės atnaujinti arba pakeisti. Tačiau programos keitimas yra gana sudėtingas procesas. Reikės perkelti klientų duomenis, iš naujo apmokyti komandą, be to, gali prarasti atsiliepimus, todėl, jei įmanoma, verta iškart pasirinkti teisingai.

Štai ženklai, kada reikėtų keisti savo dabartinę programą: pasiekei rezervacijų ar naudotojų ribas; tau reikia ataskaitų, kurios suteiktų naudingų įžvalgų; komanda išaugo ir reikia tinkamo prieigos teisių valdymo; arba daugiau laiko skiri apeiti programos apribojimus nei darbams, kuriuos ji turėtų palengvinti.

Jei pradėjai nuo nemokamo ar bazinio įrankio, o dabar darbo apimtis pastovi, verta paskaičiuoti, ar prie tavo dabartinio rezervacijų lygio geresnę vertę duoda komisinis prekyvietėje, ar fiksuota prenumerata. Atsakymas priklausys nuo tavo rezultatų, o ne nuo kieno nors kito nuomonės.

Tavo pirmosios savaitės kontrolinis sąrašas

• Susikurk paskyrą ir nustatyk komandos narių prieigą su tinkamomis teisėmis
• Suvesk visas paslaugas su tiksliais aprašymais, trukmėmis ir kainomis
• Nustatyk kainų lygius, jei komandos nariai turi skirtingą patirtį
• Nustatyk darbo valandas ir laiką, kada esi nepasiekiamas (pietūs, mokymai, administravimas)
• Aktyvuok atšaukimo ir avanso politiką prieš priimant rezervacijas
• Prijunk rezervacijos valdiklį prie svetainės ir socialinių tinklų profilių
• Atlik bandomąjį mokėjimą, kad įsitikintum, jog kortelių skaitytuvas ar mokėjimai internetu veikia
• Įkelk darbų nuotraukas ir užbaik profilio ar salono aprašymą
• Pereik visą rezervacijos eigą taip, lyg būtum klientas – nuo paieškos iki patvirtinimo
• Supažindink komandą, kaip naudotis kalendoriumi, registruoti klientus ir aptarnauti užėjusius be išankstinės registracijos

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)