Salonas laikosi ant šimtų smulkių kasdienių sprendimų: vizitai, arbatpinigiai, dažų receptūros, prekių pardavimai, neatvykimai ir pakartotinės rezervacijos. Programa, kuri visa tai sujungia, lemia, kaip prabėga kiekviena darbo diena, todėl kasos sistemos pasirinkimas yra vienas iš nedaugelio sprendimų, paliečiančių kiekvieną verslo dalį. Čia rasi, į ką atkreipti dėmesį, ką gali praleisti pro ausis ir kaip suprasti, kas tinka būtent tavo salonui.
Kodėl mažmeninei prekybai skirtos kasos sistemos salone neveikia
Parduotuvėms kurtos kasos sistemos pastatytos aplink prekybą, o parduotuvė veikia ne taip kaip tavo salonas. Programa daro prielaidą, kad kažkas užeina, paima prekę, sumoka ir išeina. Tavo diena vyksta atvirkščiai: pirma kalendorius, tik paskui mokėjimas. Vizitams reikia laiko tarpų ir pastabų, komisiniai turi pasidalyti sąžiningai, o prekių pardavimas patenka į tą pačią operaciją kaip ir paslauga. Programa, kuri į nieką iš to neatsižvelgia, galiausiai laikosi ant skaičiuoklių ir apėjimų ir visada atsilieka nuo to, ką iš tikrųjų darai.
„Treatwell Connect“ sukurtas pagal tai, kaip dirba tavo salonas: vizitai, klientų duomenys ir komanda yra vienoje vietoje, be nieko, kas gyventų atskiroje programėlėje. Ir jis veikia šalia tos kasos, kurią jau naudoji prie registratūros, todėl tavo kalendorius ir klientų duomenys lieka tvarkingi, kad ir kokia įranga būtų pastatyta.
Salonams sukurta programa statoma, priešingai, aplink klientą. Paslaugų istorija, pageidavimai, receptūros ir visos pastabos, kurias verta atsiminti, gyvena vienoje kortelėje, tad pamatyti tris paskutinius vizitus ir įprastą komandos narį tampa vienu paspaudimu, o ne paieška. Būtent tai klientai ir pastebi: kad juos prisimena ir jiems nereikia visko aiškinti iš naujo.
Dauguma salonų jau perėjo nuo vietoje įdiegtų sistemų prie debesijos, ir ne veltui. Debesija duoda duomenis realiu laiku, automatines atsargines kopijas ir prieigą iš bet kurio įrenginio – ar būtum prie plautuvės, registratūroje, ar namie sekmadienio vakarą. Vietiniai serveriai dar egzistuoja, bet reikalauja daug priežiūros, prastai auga kartu su verslu ir retai pateisina savo kainą, kai viską susumuoji.
Ženklai, kad programa kurta ne salonams
Užtenka kelių požymių netinkamai sistemai atpažinti. Kalendorius neįtrauktas. Paslaugos ir prekės gyvena skirtingose programos dalyse. Komisiniai ir arbatpinigiai patys nesiskaičiuoja. Nėra tvarkingos kliento istorijos. Pakartotinė rezervacija užtrunka daugiau nei du paspaudimus. O jei registratūros komanda skundžiasi programa dažniau nei kartą per savaitę, tai aiškiausias ženklas iš visų.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis kasos sistemą salonui
Kasos sistema salonui turėtų veikti kaip viso verslo operacinė sistema: vizitai, mokėjimai, komandos valdymas, klientų duomenys ir atsargos vienoje vietoje, o ne išbarstyti po įrankius, kurie tarpusavyje nesikalba. Dar prieš sudarant kandidatų sąrašą, verta atidžiai peržiūrėti kiekvieną iš šių sričių.
Kalendorius ir rezervacija internetu
Bendras kalendorius, apimantis kiekvieną komandos narį, kabinetą ir įrangą, yra bet kurio salono pagrindas. Jis turi atlaikyti persidengiančias paslaugas – pavyzdžiui, dažus, kurie veikia, kol gretimoje kėdėje tvarkomi antakiai – laiko tarpus tarp vizitų susitvarkyti ir išvalyti, taip pat užblokuotas komandos atostogas. Vizito perkėlimas pelės pagalba sutaupo registratūrai nuolatinį skambinėjimą pirmyn atgal. O rezervacija internetu su automatiniais priminimais reiškia, kad užsisakyti galima antradienį antrą valandą nakties, o tau kitą rytą nereikia perskambinėti.
Mokėjimo galimybės
Būtent ties mokėjimais susikaupia didelė dalis dienos trinties. Lėtas atsiskaitymas suryja laiką, kurio neturi, kortelių sistema, nesusikalbanti su kalendoriumi, verčia derinti kiekvieną vakarą, o nepatogus mokėjimo kelias dažniausiai kainuoja būtent tą atsiliepimo balą, kurio tikėjaisi. Mokėjimų pusė verta atskiro žvilgsnio, ir kaip išsirinkti tinkamą mokėjimų sistemą savo salonui tai išnagrinėja išsamiai.
Kad ir kaip būtų sutvarkyti kasdieniai mokėjimai, išankstiniai mokėjimai internetu turi savo vietą. Prašyti visos sumos rezervuojant vis dar yra veiksmingiausias būdas sumažinti neatvykimus, nes „gal ateisiu“ virsta „sumokėjau, ateinu“. „Treatwell Connect“ sistemoje išankstiniai mokėjimai matomi prie vizito, suderinami automatiškai ir švariai grąžinami per tavo nustatytą atšaukimo laikotarpį.
Be paties mokėjimo būdo, atkreipk dėmesį, ar arbatpinigiai nestabdo atsiskaitymo, ar kvitai iškart išsaugomi kliento kortelėje, kad vėliau juos rastum, ir ar dienos pabaigos suvedimas įmanomas be skaičių perrašinėjimo į skaičiuoklę.
Komandos valdymas ir komisinių apskaita
Automatiškai apskaičiuoti komisiniai užkerta kelią ginčams dar jiems neprasidėjus, ypač jei dalijiesi pagal paslaugos tipą arba pagal patirties lygį. Aiški arbatpinigių dalybų taisyklė – ar dalytum po lygiai, ar pagal paslaugą, ar pagal lygį – išima skaičiavimus iš tavo vakarų. O ataskaitos apie tai, kas pritraukia pakartotines rezervacijas, kas parduoda prekes ir kas išlaiko klientus, duoda aiškų komandos vaizdą ir konkretų dalyką pokalbiams.
Santykiai su klientais
Būtent kliento kortelėje salono tvarka atsiperka iš tikrųjų, gerokai plačiau nei prie kasos: visa paslaugų istorija, pastabos, receptūros, pageidavimai, alergijos ir visi pokalbiai, kurių nederėtų pamiršti. Kai nuolatinė klientė įeina, o komanda jau žino, kas ją paprastai aptarnauja ir kaip ji geria arbatą, salonas jaučiasi kitaip nei tas, kuriame kiekvienas apsilankymas prasideda tais pačiais klausimais. Automatiniai priminimai ir tikslingos žinutės – tiems, kurie nesilankė daugiau nei šešiasdešimt dienų, arba tiems, kurie visada užsisako tą pačią procedūrą – paverčia kortelę klientų išlaikymo įrankiu, o ne paprastu sąrašu.
Atsargos ir prekių pardavimas
Kai prekių pardavimai ir vidinis sunaudojimas nurašomi realiu laiku, atsargų likučiai lieka teisingi ir kas savaitę skaičiuoti nereikia. Pranešimai apie mažas atsargas neleidžia likti be tų prekių, kurios išparduodamos greičiausiai, o būtent jų trūkumą pajusi labiausiai. O sistema, sekanti savikainą ir maržą kiekvienai prekei, parodo, kurios linijos nusipelno vietos lentynoje, o kurios ne: toks matomumas atsiperka per vieną sezoną.
Kaip priimti sprendimą
Geriausi kandidatų sąrašai prasideda ne nuo funkcijų palyginimo, o nuo to, kaip tavo salonas iš tikrųjų dirba.
Įvertink, kaip dirbi šiandien
Peržiūrėk įprastą dieną ir užsirašyk kiekvieną vietą, kur dabartinė sistema tave stabdo arba verčia darbą kartoti. Surašyk kiekvieną paslaugą, kiekvieną prekę, kiekvieną susitarimą dėl komisinių ir kiekvieną jau prijungtą įrankį – ar tai būtų buhalterija, rinkodara, ar rezervacijos laukelis svetainėje. Šis atskaitos taškas ir yra tai, ką nauja sistema privalo bent jau prilygti arba pagerinti: žemiau to tai nėra tikras žingsnis pirmyn.
Atskirk būtina nuo malonu turėti
Įtrauk registratūrą ir labiausiai patyrusius komandos narius dar prieš tai, kai ką nors nuspręsi. Jie kasdien gyvena su sistema ir pastebi trūkstamus pagrindus greičiau nei tu. Sudėliok funkcijas sąžininga tvarka ir vertink griežtai: funkcija, kuri sužavi demonstracijoje, bet nuo antro mėnesio lieka nenaudojama, savo vietos nepateisina.
Išbandyk tikrus scenarijus demonstracijose
Nugludinta demonstracija pasako mažai, todėl atsinešk nepatogius atvejus. Sukurk dažymo vizitą su konkrečiu laiku ir pastaba. Įvesk mišrią operaciją su paslauga ir preke kartu bei arbatpinigiais, padalytais dviem komandos nariams. Sutvarkyk atšaukimą ir pakviesk ką nors iš laukiančiųjų sąrašo. Išbandyk pasiūlymą rezervuoti kitą kartą atsiskaitymo metu. Ir paklausk apie duomenų perkėlimą, darbą neprisijungus ir tai, kas nutinka, jei ryšys dingsta operacijos viduryje.
Suskaičiuok visas išlaidas, o ne tik kainoraštyje nurodytą kainą
Mėnesinė prenumerata – tik viena eilutė gerokai ilgesnėje sąskaitoje. Mokėjimų apdorojimo mokesčiai, įranga, integracijų mokesčiai, mokymams skirtas laikas ir produktyvumo kritimas pereinamuoju laikotarpiu priklauso tam pačiam puslapiui, kaip ir tai, ką sutaupysi, kai sujungsi įrankius, už kuriuos dabar moki atskirai. Surink viską į vieną vaizdą, o tik tada spręsk dėl kainos.
Kiek iš tikrųjų kainuoja kasos sistema
Kainoraštyje nurodyta kaina retai pasako visą istoriją. Svarbu bendros metų išlaidos ir tai, ar sistema jas grąžina išsaugotais vizitais, likusiais klientais ir valandomis, kurių nebeskiri administravimui.
Išlaidos paprastai pasiskirsto į penkias sritis: pati prenumerata, mokėjimų apdorojimo mokesčiai, įranga (planšetės, kortelių skaitytuvai, spausdintuvai), mokymų ir paleidimo laikas bei integracijos, turinčios savo kainą. Per visus metus mokėjimų apdorojimo mokesčiai dažnai sveria daugiau nei prenumerata, todėl verta juos atidžiai suskaičiuoti prieš ką nors pasirašant.
Prenumeratos modeliai
Vienos sistemos ima mokestį už kiekvieną saloną, kitos už kiekvieną naudotoją, dar kitos pakopomis, kurios prideda funkcijų kylant aukštyn. Perskaityk smulkų šriftą apie naudotojų limitus, papildomus mokesčius už SMS priminimus ar išsamesnes ataskaitas ir apie tai, ką iš tikrųjų reiškia metinis įsipareigojimas. Nemokamų planų būna, bet jie beveik visada apriboja būtent tai, ko tau prireiks: vieną naudotoją, vieną saloną arba griežtą funkcijų lubą. Metinės sutartys dažnai sumažina mėnesinį tarifą, bet iš jų sunkiau pasitraukti, jei sistema galiausiai netiks.
Kaip apskaičiuoti tikrąją grąžą
Grąža nėra programos kaina minus operacijos mokestis. Tai atgautos registratūros valandos, neatvykimai, kurių išvengta dėl išankstinių mokėjimų, prekės, parduotos atsiskaitymo metu ir kitu atveju praleistos pro pirštus, ir pakartotinės rezervacijos, kurios pasiūlomos, o ne pamirštamos. Stebėk tai devyniasdešimt dienų po perėjimo ir skaičiai susidėlios beveik savaime.
Kaip suprasti, kad radai tinkamą sistemą
Gera programa pasitraukia į antrą planą. Atsiskaitymas trunka mažiau nei dvi minutes net ir sudėtingų operacijų atveju. Paslaugos ir prekės sujungiamos švariai. Pasiūlymas rezervuoti kitą kartą pasirodo tinkamu momentu ir jo nereikia įjunginėti ranka. Atsargos atsinaujina, kai tik prekė palieka lentyną. O sąsaja pakankamai aiški, kad naujas žmogus prie kasos stovėtų po kelių dienų, o ne po kelių savaičių.
Ženklai, kad verslui sekasi geriau
Pirmas ženklas paprastai matomas iš neatvykimų, kurie sumažėja jau per pirmą mėnesį, vos įjungus išankstinius mokėjimus. Pakartotinių rezervacijų dalis auga, kai pasiūlymas tampa atsiskaitymo ritmo dalimi. Klientų išlaikymas gerėja, kai paslaugų istorija matoma, nes komanda pokalbius tęsia nuo ten, kur jie nutrūko. O prekių pardavimai auga, nes komanda gali pasitikrinti rekomendacijas neišeidama iš vizito lango – dažnai būtent tai skiria pasiūlytą prekę nuo iš tikrųjų parduotos.
Patogumas naudotis ir mokymai
Sistema, kuri komandai nepatinka, nebūna naudojama kaip reikia: atsiranda apėjimų, o investicija tyliai nustoja atsipirkti, dažnai gerokai anksčiau, nei tai pastebi.
Ką patikrinti per demonstraciją
Suskaičiuok, kiek paspaudimų reikia dažniausiems veiksmams, nes vizito sukūrimas neturėtų užimti penkių ekranų. Rimtai išbandyk telefono ir planšetės sąsajas, o ne pasitikėk reklama, nes kai kurios tėra svetainės, suspaustos į mažą ekraną, ir tai matosi. Pažiūrėk, kaip sistema elgiasi esant lėtam ryšiui. Ir patikrink, ar užrašai bei piktogramos suprantami be vadovo ir ar kelias atrodo logiškas tam, kas jį mato pirmą kartą.
Kaip parengti komandą
Nuo pat pradžių įtrauk į demonstracijas labiausiai patyrusius registratūros ir kabinetų žmones. Nuo jų pritarimo priklauso visų kitų nusiteikimas, o jų klausimai iškels dalykus, kuriuos tu praleistum. Išdėstyk mokymus laike: pirma vizitai ir atsiskaitymai, paskui atsargos ir ataskaitos, kai pagrindai jau tvirti. Paskirk vieną žmogų, į kurį kreiptis su klausimais, kol sistema nauja. Ir startuok ramią dieną, niekada ne šeštadienį prieš sezono piką.
Pagalba ir veiklos tęstinumas
Programos gedimas pilną šeštadienį kainuoja daug kartų daugiau nei mėnesinis mokestis. Rinkdamasi ieškok telefono ar pokalbių pagalbos, veikiančios visą parą, o ne el. laiškų, kurie lieka be atsakymo. Išbandyk tą pagalbą prieš pasirašant: bandomuoju laikotarpiu nusiųsk tikrą klausimą ir pasižymėk, per kiek laiko sulauki atsakymo. Ir paprašyk rekomendacijų iš panašaus dydžio salonų, o tada tikrai jiems paskambink, o ne tik peržvelk atsiliepimus.
Kas nutinka, kai dingsta internetas
Darbas neprisijungus svarbesnis, nei atrodo, ypač sename pastate arba vietovėje su nestabiliu ryšiu. Paklausk, ką sistema gali ir ko negali daryti neprisijungusi ir kaip greitai operacijos susisinchronizuoja, kai ryšys grįžta. Pasidomėk atsarginių kopijų dažnumu ir tuo, kiek užtruktų duomenų atkūrimas, jei kas nors nepavyktų. Paslaugų lygio susitarimai duoda į ką atsiremti, kai pasiekiamumas šlubuoja, tad prieš pasirašant atidžiai perskaityk kompensavimo sąlygas.
Tinkamas pasirinkimas priklauso nuo salono tipo
Prioritetai skiriasi nuo salono iki salono, ir geriausia sistema nagų studijai nėra geriausia SPA centrui. Jei turi kirpyklą, dažų receptūrų fiksavimas ir sluoksniuotas grafikas persidengiančioms paslaugoms atsipirks greičiau už bet ką kita. Nagams reikia greito įvedimo tiems, kurie užsuka be išankstinės registracijos. SPA reikia kabinetų ir įrangos planavimo šalia procedūrų protokolų. Estetinės medicinos centrams reikia įrankių dokumentacijai ir receptų stebėjimui. O jei dirbi viena, svarbiausia programa, sukurta visų pirma telefonui, su nedidele prenumerata ir be mokesčio už naudotoją.
Maži salonai ir savarankiškai dirbantys specialistai
Atkreipk dėmesį į kainas už naudotoją, jei komanda maža arba dirbi viena, nes tarifas, atrodantis sąžiningas su vienu naudotoju, su trimis greitai tampa brangus. Iš tikrųjų mobilios sąsajos svarbesnės už tas, kurios tik vadinasi „pritaikytos mobiliesiems“, tad išbandyk jas telefone, o tik tada apsispręsk. Paprastos atsargų apskaitos pakanka daugumai individualių veiklų, o didelėms tinklams skirtos funkcijos šiame etape nėra esmė.
Keli salonai ir augantis verslas
Jei valdai daugiau nei vieną saloną, centralizuotos ataskaitos duoda palyginamus skaičius iš pirmo žvilgsnio. Bendri klientų duomenys reiškia, kad žmogus gali rezervuoti viename salone ir būti atpažintas kitame, o tai klientų išlaikymui svarbu labiau, nei dauguma savininkų mano. Komandos grafikų derinimas tarp salonų leidžia išvengti antro planavimo įrankio, o franšizei skirtos funkcijos, tokios kaip teisės pagal saloną ir vietiniai kainoraščiai, išlaiko prekės ženklą nuoseklų ir kartu palieka erdvės kiekvienai vietai.
Kaip kasos sistema jungiasi su visa kita
Sistema, kuri gerai daro tik vieną dalyką, savo vietos iki galo nepateisina. Integracijos su buhalterija („Xero“, „QuickBooks“) panaikina rankinį dienos pabaigos eksportą. Ryšiai su rinkodaros įrankiais („Mailchimp“, „Klaviyo“) leidžia paleisti kampanijas pagal rezervacijų elgseną, kas mėnesį iš naujo nekuriant sąrašo. Rezervacijos laukeliai svetainėje išlaiko suderintą internetinį ir salono kalendorių. O integracijos su „Google“ verslo profiliu ir socialiniais tinklais padeda tave rasti ir rezervuoti ten, kur klientai ir taip leidžia laiką.
Integracijos, kurias verta tvarkyti pirmiausia
Buhalterija ir rinkodara paprastai atsiperka greičiausiai, nes per metus sutaupo daugiausia valandų. Sinchronizacija su elektronine parduotuve svarbi, jei prekes parduodi ir internetu, o ryšiai su atsiliepimų platformomis padeda užbaigti ratą su klientų grįžtamuoju ryšiu, o ne pamesti jį pašto dėžutėje. Visa kita – priedas, o ne būtinybė.
Tikros integracijos ir tarpiniai sprendimai
Integracijos, kurias kuria pati platforma, patikimesnės už trečiųjų šalių tarpinius sprendimus, kurie lūžta vos vienai iš dviejų sistemų atsinaujinus. Viskam, kas susiję su vizitais ar atsargomis, sinchronizacija realiu laiku geriau nei naktiniai paketiniai atnaujinimai. Ir saugokis integracijų mokesčių, paslėptų aukštesniuose planuose, nes jie susideda greičiau, nei atrodo.
Dažnos klaidos, kurių verta vengti
Brangiausia klaida – žiūrėti į prenumeratos kainą ignoruojant mokėjimų apdorojimo mokesčius, kurie per metus paprastai yra didžiausia eilutė. Neįtraukus komandos į sprendimą atsiranda apėjimų, kurie paverčia niekais visą investiciją. Nesuplanavus duomenų perkėlimo prarandami būtent tie klientų duomenys, dėl kurių tavo salonas jaučiasi asmeniškas. O skubinamas perėjimas pačiame sezono piko įkarštyje kaupia išvengiamas problemas ant ir taip pilnų dienų.
Perėjimo klaidos, kurias gali apeiti
Naują programą paleisti šeštadienį arba savaitę prieš sezono piką reiškia bereikalingus nemalonumus: pradėk geriau nuo ramiausios savaitės dienos. Pamokyk komandą nepatogių atvejų – grąžinimų, dovanų kuponų ir paketų – nes būtent jie išmuša iš vėžių, kai jų nesitikima. O netvarkingų duomenų perkėlimas duoda tik tokią pat netvarkingą naują sistemą: susitvarkyk korteles prieš jas importuojant.
Išsirinkti sistemą, kuri tinka tavo salonui
Tinkama tvarka grąžina tai, ką kainuoja: išsaugotus vizitus, klientus, kuriuos prisimeni, ir registratūros valandas, kurių nebeskiri administravimui. „Treatwell Connect“ būtent tam ir sukurtas: kalendorius, klientų duomenys, komandos profiliai, ataskaitos ir išankstiniai mokėjimai yra vienoje vietoje.
Ir jis veikia šalia tos kasos, kurią jau naudoji prie registratūros, todėl tavo kalendorius, klientų duomenys ir ataskaitos lieka tvarkingi, kad ir kokia įranga būtų pastatyta.
Prisijunk prie „Treatwell Connect“ ir pažiūrėk, kaip visos dalys susijungia.
Dar nesi „Treatwell“ platformoje?
DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)
Kokia svarbiausia kasos sistemos funkcija salonui?
Kalendoriaus, mokėjimo, kliento istorijos ir komandos komisinių sujungimas. Jei šios dalys nesilaiko kartu, visa likusi diena virsta apėjimais.
Kodėl mažmeninei prekybai skirtos kasos sistemos salonuose neveikia?
Jos nesusitvarko su vizitų logika, komisinių dalybomis ar paslaugomis paremtais srautais, todėl verčia rankiniu būdu apeidinėti ir tai atima laiką kiekvieną darbo dieną.
Kokio biudžeto reikia kasos sistemai?
Pažiūrėk į penkias metų eilutes: prenumeratą, mokėjimų apdorojimo mokesčius, įrangą, mokymų laiką ir integracijas. Mokėjimų apdorojimo mokesčiai paprastai sveria daugiau nei prenumerata, tad suskaičiuok juos pirmiausia, dar prieš sudarydama kandidatų sąrašą.
Ar galiu naudoti turimas planšetes ir kortelių skaitytuvus?
Su planšetėmis beveik visada taip, su kortelių skaitytuvais – kartais. Suderinamumą pasitikrink per demonstracijas, kad nenusipirktum įrangos, kurios nereikėjo.
Kiek laiko komandai reikia priprasti prie naujos sistemos?
Maždaug dviejų savaičių pagrindams ir ilgiau visaverčiam naudojimui, jei tinkamai apmokysi ir startuosi ramesniu laikotarpiu.
Kas nutinka, jei dingsta internetas?
Geros salonų sistemos siūlo darbą neprisijungus paprastoms operacijoms ir susisinchronizuoja automatiškai, kai ryšys grįžta. Pasitikrink tai prieš pirkimą, ypač jei ryšys nestabilus.
